Konsep Dasar Sitem Informasi dan Hubungan Antara Lingkungan Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

“KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI DAN HUBUNGAN ANTARA LINGKUNGAN BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI”

Nama                          : Sulastri

NPM                            : 14320047

Program Studi           : Akuntansi S-1 (Sore)

Semester                   : V

Fakultas                     : Ekonomi

Ruang                          : 213

UNIVERSITAS TAMA JAGAKARSA

_{Jl. Letjen TB. Simatupang No. 125 Tanjung Barat – Jakarta Selatan 12530}

_{Telp. (021) 789 0965/782 9919/7883 1838 Fax. (021) 789 0966}

_{Email. info@jagakarsa.ac.id Website. http://www.jagakarsa.ac.id}

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI DAN HUBUNGAN ANTARA LINGKUNGAN BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGERTIAN SISTEM

Menurut Prof. Sumanti, pengertian sistem adalah sekelompok bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk melakukan jujuan. Apabila salah satu bagian rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya, maka tujuan yang hendah dicapai tidak akan terpenuhi/tercapai.

Pengertian sistem lainnya adalah sekelompok unsur-unsur atau elemen-elemen yang saling berkaitan atau terintegrasi dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Maksudnya adalah sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus  mempunyai tujuan yang akan dicapai. Aktivitas mereka menimbulkan dokumen yang menghasilkan informasi dokumen.

Contoh : Sistem komputer yang terdiri dari : software, hardware, brainware.

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam menjelaskan system, yaitu yang merujuk pada prosedurnya dan yang menitikberatkan kepada elemennya, siapa yang memprosesnya:

1.  Definisi sistem yang menekankan pada prosedurnya

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan suatu sasaran tertentu.

2.  Definisi sistem yang menekankan pada elemennya

Komponen-komponen atau sub-sub sistem dalam suatu system tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri. Komponen-komponen atau sub-sub tersebut saling berinteraksi.

KONSEP DASAR SISTEM

Prosedur adalah serangkaian operasi klerikal (tulis-menulis), yang melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen yang digunakan untuk menjalin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu. Urutan kegiatan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

Komponen atau elemen adalah kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem dan sub-sub sistem tersebut. Contoh: Sistem akuntansi terdiri dari: Sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian dan sub sistem akuntansi biaya dengan dokumen.

SIFAT DAN KARAKTERISTIK SISTEM

1.  Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi atau berkomunikasi yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya selalu mengandung komponen-komponen. Suatu sistem harus ada komponen-komponen, jika tidak maka tidak akan terinteraksi.

2.  Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem satu dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu debngan yang lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope) dari system tersebut.

3.  Lingkungan Luar (environment)

Lingkungan luar adalah Segala sesuatu diluar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi dari sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan harus dipelihara dan dijaga agar tidak hulang pengaruhnya, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dimusnahkan dikendalikan lainnya agar tidak mengganggu operasi sistem.

4.  Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem  merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainnya untuk membentuk satu kesatuan, sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satub ke subsistem yang lainnya. Dengan kata lain output dari subsistem akan menjadi input dari subsistem yang lainnya melalui penghubung.

5.  Masukan Sistem (Input)

Merupakan energy yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa
Masukan Perawatan (Maintenance Input) adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi, sedangkan Masukan Sinyal (Signal Input) adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6.  Keluaran Sistem (Output)

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh dan diklasifikasikan oleh sistem menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan

7.  Pengelolaan Sistem (Process)

Merupakan suatu sistem dapat memproses bagian pengelolaan yang akan merubah masukan menjadi keluaran yang diinginkan. Sistem itu sendiri yang memprosesnya. Contoh : CPU, bagian produksi yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi.

8.  Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan yang mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang dihasilkan. Jika sistem tidak mempunyai tujuan dari sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan di hasilkan sistem. Dengan kata lain suatu sistem akan dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan dan akan dikatakan berhasil jika pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuan.

KLASIFIKASI SISTEM

1.  Sistem Abstrak dan Fisik

a.    Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik yaitu merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan Tuhan dengan Manusia.

Misalnya: Sistem Agama.

b.    Sistem Fisik adalah sistem yang ada secara fisik sehingga dapat dilihat.

Misalnya: Perusahaan, Komputer, Sitem Produksi, Sistem Akuntansi.

2.  Sistem Deperministik dan Probabilistik

a.    Sistem Deperministik adalah sistem yang operasinya dapat diproduksi secara cepat dan dapat diprediksi.

Contoh: Sistem komputer.

b.    Sistem Probabilistik adalah sistem yang tidak dapat diramal atau diproduksi dengan pasti karena mangandung unsur probabilitas.

Contoh: Sistem Evapotranspirasi, Sistem Serapan Hara, Sistem Fotosintesis.

3.  Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

a.    Sistem Tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan dan oleh lingkungan. Sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan pihak luar. Secata teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup.

Contoh: Sistem reaksi kimia dalam tabung reaksi yang terisolasi.

b.    Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan..

4.  Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

a.    Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam atau terbentuk melalui proses alami dalam arti tidak dibuat oleh tangan manusia.

Contoh: Sistem Tata Surya, Sistem Reproduksi.

b.    Sistem Buatan Manusia adalah sistem yang dibuat dan dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.

Contoh: Sistem computer, Sistem mobil.

5.  Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

a.    Sistem Sederhana adalah sistem yang tidak rumit atau sistem dengan tingkat kerumitan rendah.

Contoh: Sistem Infiltrasi Tanah.

b.  Sistem Kompleks adalah sistem yang rumit

Contoh: Sistem otak manusia, Sistem komputer, Sistem keseimbangan Hara Essensial dalam Tanah.

SIKLUS INFORMASI

Pengelolaan data menjadi suatu sistem informasi akuntansi dapat digambarkan sebagai  sebuah siklus yang berkesinambungan. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi sistem informasi dan pada tahan selanjutnya sebuah informasi akan menjadi data untuk sebuah informasi lainnya.

KUALITAS INFORMASI

Informasi merupakan produk dari komunikasi, tentunya semua orang sebagai penikmat hasil dari komunikasi menghendaki informasi yang berkualitas sehingga akan memperoleh feedback yang positif dari sebuah komunikasi. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih berharga dibandingkan biaya untuk mendapatkannya.

Kualitas Suatu Informasi (Quality Of Information) sangat dipengaruhi dan ditentukan oleh tiga hal dan ditambah dua hal lagi yaitu:

1.  Akurat (Accurate)

Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bisa atau tidak menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena informasi yang disampaikan ke penerima informasi kemungkinan banyak gangguan yang dapat berubah atau merusak informasi tersebut dan pesan yang disampaikan akan berbeda pula informasinya. Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah sistem informasi, yaitu:

·         Kelengkapan (completeness) Informasi;

·         Kebenaran (correctness) Informasi; dan

·         Keamanan (Scurity) informasi.

2.  Tepat Waktu (Timeline)

Informasi yang datangnya terlambat ke penerima informasi, tidak akan mempunyai  nilai yang berkualitas baik karena sudah usang informasinya dan kemudian jika digunakan sebagai acuan dalam pengambilan suatu keputusan maka dapat menimbulkan kesalahan yang terjadi dalam tindakan yang diambil.

3.  Relevan (Relevance)

Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat yang berkualitas untuk pemakainya.

4.  Ekonomis (Economis)

Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebihbesar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapatditaksir nilai efektivitasnya.

5.  Mudah

Informasi mudah dipahami dan mudah diperoleh dari Pilar Kualitas Informasi Data yang merupakan bahan mentah yang harus diolah melalui suatu model menjadi sebuah informasi. Informasi bersumber dari data yang akan menghasilkan informasi yang diterima oleh penerima informasi. Dari situ penerima dapat melakukan pengambilan keputusan dan berfikir untuk bertindak, dari tindakan tersebut akan menghasilkan hasil atau profit.

NILAI INFORMASI

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang.

Nilai informasi:

·         Menambah pengetahuan;

·         Menambah keyakinan; dan

·         Mengubah keputusan

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut:

1.  Kemudahan dalam memperoleh

Informasi memperoleh nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.

2.  Sifat Luas dan Kelengkapannya

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak  bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

3.  Ketelitian (Accurary)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

4.  Kecocokan dengan pengguna (Relevance)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan. Isi informasi harus berhubungan dengan masalah yang dihadapi.

5.  Ketepatan waktu

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima atau usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

6.  Kejelasan (Clarity)

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi. Sifat ini menunjukan keluaran informasi yang bebas dari istilah yang tidak jelas.

7.  Fleksibilitas atau Keluwesannya

Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer atau pimpinan pada saat pengambilan keputusan.

8.  Dapat Dibuktikan

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi tergantung pada validitas dat sumbe yang diolah.

9.  Tidak ada Prasangka

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi dan dapat dibuktikan kebenarannya.

10.            Dapat Diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.

HUBUNGAN ANTARA LINGKUNGAN BISNIS DENGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Organisasi adalah kumpulan unit kerja atau pengambilan keputusan untuk mewujudkan tujuan. Sebagai sistem, setiap organisasi menerima masukan-masukan dan mengubah menjadi keluaran-keluaran dalam bentuk produk atau jasa. Misalnya suatau universitas menerima masukan-masukan berupa waktu yang dimiliki tenaga pengajar dan para mahasiswa, dan mengubah masukan-masukan ini menjadi beragam keluaran untuk tujuan pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan.

Struktur organisasi adalah penggambaran cara-cara yang digunakan oleh manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan suatu kegiatan perusahaan. Bagan organisasi merupakan diagram, menggambarkan suatu struktur organisasi yang mengandung kotak yang menunjukkan pusat-pusat peretanggungjawaban seorang manajer dan garis yang berhubungan dengan pusat-pusat pertanggungjawaban. Dari sudut pandang sistem informasi, adanya struktur organisasi membantu masyarakat menjelaskan aliran informasi dalam organisasi.

          Struktur organisasi mempengaruhi sistem informasi akuntansi. Beberapa hubungan yang harus dipahami oleh seorang pembuat sistem adalah:

1.     Struktur organisasi menggambarkan arus informasi penting yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi. Arus vertikal ini menunjukkan informasi yang diperlukan oleh manajer untuk menjalankan tugasnya.

2.    Struktur organisasi menentukan arus horizontal data transaksi yang harus ditangani oleh sistem informasi akuntansi.

Pemakai informasi akuntansi dapat dibagi menjadi dua kelompok besar, yaitu ekstern dan intern. Pemakai ekstern mencangkup pemegang saham, investor, pemerintah, kreditor, pemasok, pesaing, serikat pekerja, pelanggan, dan masyarakat secara keseluruhan.

Pemakai intern terutama para manajer, kebutuhannya bervariasi tergantung pada tingkatannya di dalam organisasi atau terhadap fungsi yang mereka jalankan.